L’ERP est un type d’application logicielle utilisé le plus souvent par les moyennes et grandes entreprises, et parfois par des sociétés plus petites. Les logiciels ERP se concentrent sur l’intégration des processus d’entreprise dans une base de données et une interface utilisateur uniques et rationalisées, en proposant des modules pour chacun des principaux domaines d’activité : ressources humaines, finances, gestion des stocks, ventes et gestion de la relation client, ainsi que d’autres fonctionnalités essentielles à l’entreprise.

L’objectif principal d’un logiciel ERP est d’intégrer des bases de données et des processus autrefois distincts en une seule source d’information, au lieu que ces bases de données et processus fonctionnent en silos. Lorsqu’un client passe une commande de produit, l’ERP crée des informations de transaction dans les modules de gestion de la relation client et de gestion des stocks, ainsi que dans tout autre module lié aux activités de vente.

Ainsi, l’ERP favorise la visibilité et l’analyse des données dans plusieurs départements commerciaux à partir d’un seul système. En même temps, le personnel n’a pas besoin de saisir manuellement la transaction dans plusieurs bases de données.

Connectées par un système ERP, les sources d’information qui régissent des objectifs commerciaux distincts peuvent communiquer entre elles. Il en résulte une réduction du traitement manuel des données, une accélération des cycles d’activité, une réduction des coûts informatiques et un potentiel de croissance de l’entreprise sans embauche de personnel supplémentaire ni investissement de capitaux additionnels.

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Une mise en œuvre réussie d’un ERP fait la différence entre un ERP qui fonctionne et un ERP qui offre un retour sur investissement exceptionnel en soutenant des objectifs commerciaux spécifiques. La sélection du logiciel ERP est distincte du processus de mise en œuvre, mais le choix d’un ERP qui répond aux besoins de votre entreprise augmente considérablement les chances de réussite de la mise en œuvre d’un ERP.

1. Sélectionnez la solution ERP qui correspond le mieux aux objectifs et aux processus de votre entreprise.
2. Tracez le parcours des interactions de votre entreprise avec le système ERP, y compris les personnalisations.
3. Établissez un calendrier et un budget de mise en œuvre précis, avec des buts et des objectifs mesurables.
4. Identifiez une équipe de gestion du changement, chargée de gérer les incertitudes, les problèmes inattendus ou la résistance aux nouveaux processus d’entreprise ou systèmes informatiques.
5. Créer une équipe de parties prenantes, notamment des chefs de service et des utilisateurs finaux, qui se chargeront des divers aspects de la mise en œuvre de l’ERP, y compris la formation ou l’aide à la formation.
6. Nettoyer et organiser les données à importer des anciens systèmes vers la nouvelle base de données ERP.
7. Suivre le processus de mise en œuvre et en rendre compte aux parties prenantes à chaque étape, afin d’éviter les dérapages et les perturbations de la productivité de l’entreprise.

La réussite de la mise en œuvre d’un ERP varie légèrement en fonction des secteurs verticaux et des besoins de l’entreprise, mais les étapes de base restent les mêmes, quel que soit le secteur.

Les étapes d’une mise en œuvre réussie d’un ERP restent à peu près les mêmes, mais la méthodologie de mise en œuvre varie en fonction de facteurs tels que la taille de l’entreprise, les services disponibles auprès des fournisseurs, les exigences du secteur et de l’entreprise, et les compétences informatiques disponibles au sein de l’entreprise.

L’une des meilleures méthodologies de mise en œuvre consiste à combiner les ressources internes de l’entreprise et le fournisseur ou le partenaire de mise en œuvre de l’ERP afin de parvenir à un processus d’installation sans heurts.

Les mises en œuvre pilotées par l’entreprise reposent entièrement sur un service informatique ou un groupe de parties prenantes pour diriger le projet. Dans certains cas, l’entreprise recrute un consultant ou un entrepreneur externe pour l’aider.

Certaines entreprises ne disposent pas d’un service informatique capable de gérer des projets complexes de mise en œuvre de logiciels. Dans ce cas, le fournisseur de l’ERP ou un autre prestataire de services, tel qu’un revendeur à valeur ajoutée, dictera la méthodologie de mise en œuvre.

La méthodologie de mise en œuvre d’un ERP la plus étendue est un plan de coentreprise qui implique plusieurs entreprises opérant dans une industrie ou un secteur vertical spécifique. Dans ce cas, comme ces entreprises ont des processus d’affaires similaires, les organisations collaborent pour établir les meilleures pratiques qui aident les membres de la coentreprise à tirer le meilleur parti de l’ERP.

Les méthodes de déploiement d’un ERP sont multiples :

• Déploiement progressif (selon le module, la géographie, la priorité commerciale, l’unité commerciale).
• Déploiement parallèle
• Déploiement pilote
• Déploiement combiné
• Déploiement du logiciel en tant que service (SaaS)

Le cycle de vie de la mise en œuvre décrit les étapes de la mise en œuvre d’un ERP du début à la fin. Cependant, il est important de se rappeler que le cycle de vie d’un ERP se prête à une amélioration continue en affinant la technologie pour servir de meilleurs processus d’affaires qui soutiennent des objectifs spécifiques. C’est pourquoi certains pensent que le cycle de vie de la mise en œuvre ne se termine que lorsque l’ERP est mis au placard pour une nouvelle solution :

1. Planification et organisation
2. Évaluation et sélection du système
3. Installation initiale du logiciel
4. Conversion et chargement des données
5. Développement et configuration des procédures
6. Formation des utilisateurs
7. Test et validation du système
8. Mise en service
9. Ajustements après la mise en service

Le coût de la mise en œuvre d’un ERP sera différent pour chaque entreprise et organisation. Le prix des licences de logiciels ou d’un abonnement fait partie de l’engagement financier global, les coûts de mise en œuvre venant s’ajouter au coût total de possession.

La taille de l’entreprise est un facteur prédictif important du coût de mise en œuvre d’un ERP, la plupart des petites entreprises ayant des budgets plus serrés que les grandes.

Les variables du coût de mise en œuvre d’un ERP sont les suivantes:

• Les coûts de personnalisation du logiciel ou de réingénierie des processus métier.
• mise en œuvre dans un nuage public, un nuage privé ou sur site
• Déploiement ” big bang “, déploiement progressif, déploiement parallèle, options de déploiement SaaS.
• Coûts de nettoyage et d’importation des données provenant des systèmes existants.
• Toute perturbation de la productivité de l’entreprise pendant le passage de l’ancien système au nouvel ERP.
• Coûts des ressources humaines, y compris l’embauche d’un spécialiste de la mise en œuvre pour aider à la mise en œuvre ou pour remplacer le personnel qui n’est pas en mesure de s’acquitter de ses tâches habituelles en raison de la mise en œuvre
• Formation des utilisateurs finaux, des chefs de service, des gestionnaires, etc.
• Mesures supplémentaires de sécurité du réseau et de lutte contre les intrusions, y compris les plans de reprise après sinistre pour l’ERP.
• Coûts de mise à niveau ou de configuration du matériel
• Audits réalisés sur les processus actuels pour vérifier leur alignement avec les objectifs de l’entreprise
• Travail nécessaire pour se conformer aux différentes réglementations en matière de conformité, ainsi qu’aux autres normes exigées par des industries ou des secteurs d’activité spécifiques.
• Intégrations supplémentaires de logiciels d’entreprise, tels qu’AutoCAD, Office et différents types de programmes de productivité.
• Tests effectués pour garantir la stabilité de l’ERP avant la mise en service
• Négociations au cours du processus de sélection du logiciel concernant la mise en œuvre.

Les approches les plus courantes sont l’installation complète à l’échelle de l’entreprise, l’installation unité par unité et l’installation par processus clé. Le système que vous choisissez doit correspondre aux besoins de votre organisation. Par exemple, les petites entreprises peuvent tenter une installation à l’échelle de l’entreprise, alors que ce type d’approche est impossible pour la plupart des grandes entreprises.

Avant le début de la mise en œuvre, le processus de sélection du logiciel devrait avoir conduit votre organisation à choisir un logiciel ERP qui s’aligne bien sur vos processus opérationnels essentiels. Néanmoins, au cours de la mise en œuvre du logiciel ERP, des ajustements mineurs doivent être effectués pour s’assurer que les processus s’adaptent aussi bien que possible à la solution logicielle entrante.

Toute approche de la mise en œuvre d’un logiciel ERP doit inclure une évaluation de l’infrastructure informatique actuelle. Il est possible d’éviter les temps d’arrêt grâce à la redondance, notamment en s’assurant qu’il existe un accès à des communications Internet stables avec la bande passante nécessaire pour installer le nouveau système alors que le logiciel précédent est toujours en service.

Avant la mise en œuvre d’un système ERP, n’oubliez jamais de faire des sauvegardes complètes des données afin de récupérer rapidement les instances de votre réseau. Cela minimisera les temps d’arrêt si vous rencontrez des problèmes inattendus. La qualité des données importées de votre ancien système dans le nouveau déterminera l’efficacité initiale de votre ERP.

Les données en double doivent être supprimées et les données obsolètes doivent être archivées. Les sources de données externes, telles que les feuilles de calcul, doivent être fusionnées dans la nouvelle base de données.

Les rapports qui décrivent les progrès vers les buts et objectifs de l’organisation doivent faire partie de l’approche. La création de rapports de conformité, d’indicateurs clés de performance (ICP), de rapports stratégiques et de rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels doit être alignée sur les objectifs de l’entreprise et les processus conçus pour atteindre le résultat final souhaité.

ERP implementation failure still occurs, even if the rate of failure has been curtailed over the past few years. The following list represents common obstacles to a successful ERP implementation. All organizations should strive to avoid these pitfalls.

• Lack of leadership from the top
• Inadequate consideration of business requirements
• Poor fit between application software and business processes
• Inadequate implementation resources
• No change management plan
• Autocratic approach instead of collaborative
• Inadequate contingency planning
• Unrealistic expectations for ROI and other ERP AVANTAGES
• Insufficient training for end-users and department stakeholders
• Deviating from plans in an attempt to cut costs
• No mid-to-long-term scalability

La planification de la mise en œuvre d’un ERP doit commencer par un leadership au sommet de l’entreprise, en commençant par une formulation claire des objectifs commerciaux que l’organisation doit atteindre. Le DSI est généralement la personne la mieux placée pour mener la charge, mais un autre dirigeant peut être chargé de diriger l’effort.

Une fois les objectifs commerciaux identifiés, il est important de relier les processus commerciaux qui permettent d’atteindre ces objectifs aux solutions technologiques offertes par un ERP. Un plan de mise en œuvre d’un PGI rigoureusement contrôlé évitera les dérapages en se concentrant sur les objectifs de l’entreprise et sur les fonctionnalités du PGI nécessaires pour atteindre ces objectifs, évitant ainsi les fonctionnalités inutiles.

Le recrutement de gestionnaires et de chefs de service pour aider à la planification peut apporter une valeur ajoutée en s’appuyant sur l’expertise spécialisée qu’ils ont acquise dans votre secteur et dans leurs domaines opérationnels particuliers. Ces types de responsables assurent la liaison entre les utilisateurs finaux et les parties prenantes au plus haut niveau, expliquant les avantages des nouveaux processus aux employés tout en dispensant une formation essentielle pour que chacun soit prêt à utiliser le nouveau système.

Une fois que votre entreprise a terminé le processus de sélection du logiciel pour choisir un système ERP qui correspond bien à vos exigences commerciales particulières, vous devrez vous associer à une équipe de mise en œuvre. Qu’il s’agisse d’un entrepreneur indépendant ou d’une équipe de mise en œuvre interne fournie par le fabricant du logiciel, vous devrez l’inclure dans un plan détaillé pour installer la nouvelle solution, transférer les données et tester l’ERP avant de le mettre en service.

Le retour sur investissement de la mise en œuvre d’un ERP compare le coût du système logiciel aux économies et à l’augmentation des revenus créés par la solution.

Les organisations ne doivent pas oublier que les risques de mise en œuvre augmentent lorsque les calendriers sont serrés, l’ERP étant moins susceptible de s’aligner sur les processus opérationnels qui servent des objectifs spécifiques. En fait, la recherche du retour sur investissement dans le cadre d’une mise en œuvre agressive est une proposition à haut risque et à récompense modérée.

Les statistiques sur la mise en œuvre d’un ERP décrivent divers aspects de la mise en œuvre d’un logiciel qui révèlent les processus importants de l’ERP et de la mise en œuvre.

• Près de 50 % des mises en œuvre d’un ERP qui ne sont pas supervisées par une tierce partie échouent dès la première fois.
• En moyenne, la mise en œuvre d’un ERP prend 30 % de plus que ce que l’entreprise avait initialement prévu.
• Près de 74 % des projets ERP prennent plus de temps que prévu par l’entreprise.
• 65 % des budgets de mise en œuvre sont dépassés en raison des modifications à apporter pour améliorer la convivialité.
• 64 % de toutes les mises en œuvre d’ERP finissent par dépasser le budget en raison d’une mauvaise planification ou du choix d’un système logiciel inadapté à l’entreprise.
• Les fabricants économisent en moyenne 22 % sur les coûts administratifs grâce à l’ERP.
• Les fabricants économisent en moyenne 23 % sur les coûts opérationnels grâce à l’ERP.
• Les systèmes ERP augmentent les délais de livraison de 24 %.
• Selon une étude Oracle de 2018, 76 % des entreprises ont déjà transféré des processus vers le cloud.
• 58 % des entreprises ont déjà intégré l’IA dans l’ERP ou prévoient de le faire.